Tržište je preplavljeno specijaliziranim sustavima za upravljanje zbirkama i inventarom koji obećavaju potpunu digitalizaciju, a na kraju se pretvore u noćnu moru. Zaposlenici u njih ulaze nerado jer su sporiji od obično otvorenog tabličnog kalkulatora, a trošak mase mjesečnih korisničkih licenci stalno opterećuje proračun.

Istina je da većina ustanova već ima sve potrebne alate na svojim računalima. Kroz automatizaciju postojećih Google Sheets ili Excel tablica i njihovo povezivanje s jednostavnim skriptama, mogu se kreirati rješenja prilagođena stvarnim procesima ustanove — bez potrebe za skupim softverskim pretplatama.

Uloženi budžet ne odlazi na plaćanje "prava na korištenje" tuđeg softvera, već na stabilno postavljanje sustava, redovito godišnje održavanje i tehničku podršku kad god zatreba sitna nadogradnja ili prepravka.

Scenarij iz prakse: Kupnja topa za gađanje vrapca

U muzejima i kulturnim ustanovama priča je gotovo uvijek ista. Pokrene se projekt "digitalizacije građe", odobri se proračun, provede nabava i kupi kompleksna platforma. Šest mjeseci kasnije, kustosi i dalje vode paralelne vlastite bilješke i tablice na računalu jer im je novi sustav prekompliciran za brzi unos na terenu ili u depou.

Problem rijetko leži u želji zaposlenika da prihvate tehnologiju. Leži u pretpostavci da digitalizacija mora značiti kupnju glomaznog sustava s ugovorima vezanim za broj računala ili korisnika i višemjesečnim edukacijama.

"Najbolja digitalna transformacija u kulturi je ona koju kustosi i administracija uopće ne osjete kao teret jer i dalje rade u istim, poznatim tablicama, samo što one odjednom same odrađuju teški dio posla, dok o tehničkoj stabilnosti brine vanjski partner."

Pametan model: Plaćate podršku, a ne skupi softver

Ideja da svaka ustanova treba glomazni softverski paket često završi tako da se koristi svega 10% njegovih mogućnosti. Stvarni operativni problemi poput spore izrade inventarnih lista, ručnog usklađivanja lokacija eksponata u depou i izložbenom prostoru, kašnjenja izvještaja prema osnivaču ne traže novi softver. Traže samo da netko pametno poveže postojeće alate.

DataLytics pristupa problemu obrnuto od klasičnih IT dobavljača: umjesto prodaje tuđih skupih licenci, analiziraju se postojeći procesi i gradi sustav unutar alata koje ustanova već posjeduje. Takav model uključuje sveobuhvatno godišnje održavanje — što znači da brigu o stabilnosti skripti, sigurnosnim kopijama i svim sitnim prepravkama i prilagodbama tijekom godine preuzima DataLytics.

Kako automatizacija izgleda u muzeju

Rješenje se gradi kroz konkretne korake prilagođene specifičnostima ustanove:

1. Automatizacija unosa i generiranja dokumenata
   Ručno prepisivanje podataka o izlošcima iz inventarnih knjiga u potvrde o posudbi, reverse ili zapisnike zamjenjuje se automatizacijom. Pomoću Google Apps Scripta, skripta sama povlači podatke iz tablice i jednim klikom generira gotove dokumente.
2. Povezivanje odjela i depoa u jedinstven sustav
   Umjesto da kustosi, dokumentacija i tehnička služba vode svatko svoju verziju iste tablice s eksponatima, podaci se povezuju u centralni, sigurni format. Zaposlenici nastavljaju raditi u tablicama na koje su navikli, dok skripta u pozadini automatski usklađuje status i lokaciju građe.
3. Izrada vlastite digitalne platforme (Custom portal)
   Kada potrebe ustanove prerastu same tablice, DataLytics može izraditi i vlastiti, namjenski digitalni sustav ili internu platformu. Takav portal na jednom mjestu objedinjuje sve podatke iz tablica, dokumentaciju i evidencije, dajući upravi i kustosima preglednu kontrolnu ploču s potpunim uvidom u cjelokupnu građu i procese.
4. Konstruktivna podrška i godišnje održavanje
   Kroz model godišnje podrške nema brige oko promjena formata izvještaja, dodavanja novih zbirki ili potrebe za novim funkcionalnostima. Sustav je u potpunosti pokriven redovitim održavanjem i brzom tehničkom pomoći.

Stari način vs. Novi način

• Stari način: Ustanova kupi novi softver za registar građe, plaća skupe mjesečne licencije po svakom kustoskom računalu, a zaposlenici i dalje tajno vode vlastite Excel tablice jer im je novi sustav prespor i krut za svakodnevne izmjene.
• Novi način: Zaposlenici nastavljaju raditi u tablicama koje već dobro poznaju ili kroz jednostavnu prilagođenu platformu. U pozadini je postavljena skripta koja automatski spaja podatke i izvozi dokumente, dok kroz povoljno godišnje održavanje ustanova ima osiguranu tehničku podršku i naknadne prepravke bez nepredviđenih troškova.

U praksi, samo jedna automatizirana skripta koja zamijeni nekoliko sati ručnog prepisivanja tjedno oslobađa kustosima i osoblju vrijeme da se posvete onome što je stvarno važno: istraživanju, zaštiti i prezentaciji baštine.