Ovu tablicu radite svakog svibnja. Do srpnja vam već laže.

Svaka turistička zajednica ima taj dokument. Zove se otprilike Ljeto 2027 – događanja – NOVO (2). Nastaje u svibnju, uz puno poziva i poruka tipa „javite nam točan datum čim budete znali". Iz njega se složi lijep PDF s logotipima, pošalje svima i objavi na webu.

Onda dođe ljeto. Ribarska večer se zbog bure seli na subotu. Koncert počinje u 21, a ne u 20. Klapa je otkazala, dolazi druga. U PDF-u i dalje piše ono od svibnja, jer nitko neće ponovno slagati cijeli dokument zbog jedne satnice.

"PDF je kao razglednica: lijep je, ali pokazuje kako je bilo onog dana kad je nastao."

Jedno događanje, šest puta isti posao

Tablica je, nažalost, tek početak. Za svako događanje u njoj netko u uredu mora:

• smisliti tekst za Facebook, pa drugačiji za Instagram, pa treći za web,
• naći fotografiju i izrezati je u tri različita formata,
• napraviti plakat ili moliti nekoga da ga napravi,
• otvoriti Facebook event i sve to još jednom upisati,
• sjetiti se gdje još treba objaviti, što je dio koji najčešće ne uspije.

Pomnožite to s četrdeset događanja. U srpnju. Dok zvoni telefon i netko na pultu pita gdje je najbliža ljekarna.

Što kad bi tablica uzvratila uslugu?

Tablicu ionako morate ispuniti. Razlika je samo u tome gdje je ispunite. Zamislite da to bude jedno mjesto s nekoliko obaveznih polja: naziv, datum, vrijeme, mjesto, vrsta događanja, par rečenica i fotografija.

Iz tih nekoliko podataka za svako događanje može nastati sve ono gore:

• Tekstovi za objave: prijedlog za Facebook event, kraći za Instagram i onaj za web, svaki spreman za kopiranje.
• Slike u pravim formatima: kvadrat, okomiti i vodoravni, za preuzimanje jednim klikom.
• Plakat: složen prema izgledu koji se dogovori jednom, na početku. Ispišete ga u PDF kad vam zatreba.
• Ikona koja se sama odabere: ako je vrsta događanja ribarska večer, na plakatu je riba. Ako je berba, grozd.

"Nitko ne bi trebao tražiti sličicu ribe po internetu u pola jedanaest navečer."

Ne objavljuje umjesto vas, i to je namjerno

Ovo nije robot koji sam objavljuje po društvenim mrežama. Takvi imaju običaj objaviti krivu stvar u krivo vrijeme, a vi ste ti koji znate da uz ribarsku večer treba spomenuti barba Ivu i njegov brudet.

Ideja je skromnija. Uz svako događanje stoji popis mjesta na koja ide: Facebook event, Instagram, web, Google. Pored svakog su dva gumba: Kopiraj tekst i poveznica koja vas vodi ravno na vašu Facebook stranicu, na prozor za novo događanje. Zalijepite tekst, dodate sliku koju ste upravo preuzeli i idete na sljedeće.

Kad odradite jedno mjesto, stavite kvačicu. Popis je pamti, zajedno s time tko ju je stavio.

"Jesmo li ovo stavili na Instagram?" — pitanje koje se u uredu više ne mora postavljati naglas.

Kad se satnica promijeni

Promijenite je na jednom mjestu. Plakat, tekstovi i stranica događanja odmah pokazuju novo vrijeme. Uz mjesta na kojima ste već objavili pojavi se upozorenje da ih treba ažurirati, pa znate da Facebook event i dalje pokazuje staro.

Sljedećeg svibnja ne krećete od praznog lista

Sve što unesete ostaje u arhivi. Ribarska večer se održava i dogodine? Otvorite lanjsku, promijenite datum i imate gotov plakat i tekstove koje samo doradite. Kad vijeće zatraži pregled sezone, popis događanja s datumima i mjestima već postoji.

A video s fešte?

Ovakvo rješenje DataLytics je već slagao: YouTube kanal turističke zajednice poveže se s alatom, a video koji stavite na dogovorenu playlistu sam se pojavi tamo gdje treba, primjerice uz to događanje na webu. Snimili ste, učitali, stavili na playlistu. Poveznice nitko ne kopira.

Što ovo nije

Nije sustav koji se uči tjedan dana. Tko zna ispuniti tablicu, zna i ovo.

Nije ni gotov proizvod s cjenikom. Svaki ured radi malo drugačije, pa bi i alat trebalo složiti prema tome kako vi pripremate sezonu, a ne obrnuto.